信息：4 个方法，巧用简单分类，解决复杂问题
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《更新书堂》·第286篇
内容来源 | 本文摘编自颉腾商业出品书籍
【资料图】
《化繁为简》 罗蓓 著
轮值主编 | 智勇 责编&值班编辑 | 青羊
第6961篇深度好文：4888 字 | 12 分钟阅读
近日，苹果举办了 2022 年秋季新品发布会，发布了全新的 iPhone 14 系列、重塑的 AirPodsPro 以及三款新 Apple Watch。
虽然每年发布会都会有 " 果粉 " 吐槽，但无法否认苹果依然是全球追捧的电子产品，苹果公司仍然是业内那颗最闪亮的星。
然而二十几年前，苹果公司的前途曾经一片黑暗。那时它的市场份额已经下跌到不足 4%，公司高层甚至想把苹果公司卖出去，结果竟没有人敢接这个烫手山芋。
最终，还是乔布斯出山，挽救了苹果。
在《化繁为简》这本书一开篇，作者就用了苹果公司 " 起死回生 " 的故事，向读者阐述了 " 化繁为简 " 的重要性。
本书作者罗蓓是 " 新东方功勋教师 "、氢原子联合创始人。
无论是当老师还是自己创业，化繁为简都为罗蓓提供了全新有效的思路和方法，让她在事业、家庭等纷繁复杂的事务中，集中有限资源解决关键问题，并获得了一个又一个成功。
在信息大爆炸的今天，如果具备了化繁为简的能力，你将能在混沌中找出秩序，在海量信息背后抓住主要矛盾，让自己生活和工作的方方面面都更高效、更成功。
一、什么是 " 化繁为简 "？
作者说：化繁为简是解决复杂问题的底层逻辑，其本质就是分类思维。
正如当初苹果公司陷入困境时，乔布斯面对的问题纷繁复杂，帮助他化繁为简的正是分类思维。
乔布斯发现苹果产品线实在太多、太杂，很多产品被稀里糊涂地开发出来，投入市场销售就像撞大运一样，谁也不知道能不能卖得好。于是，他利用分类思维，大刀阔斧地精简苹果产品线。
乔布斯只用了两个坐标轴就解决了问题。
横轴上是 " 消费级 " 和 " 专业级 "，纵轴上是 " 台式 " 和 " 便携 "。也就是说，乔布斯的分类维度只有两个：产品的专业程度和便携水平。这样，苹果公司庞杂的产品线终于清晰地被划分为四类：
· 消费级台式产品
· 消费级便携产品
· 专业级台式产品
· 专业级便携产品
例如，这次新品发布会上的 iPhone 14 系列、AirPodsPro、Apple Watch 都属于 " 消费级便携产品 "，而很多设计师喜欢用的 Mac 一体机，就属于 " 专业级台式产品 "。
事实证明，乔布斯精简产品线、集中精力做精品的 " 分类思维 " 大获成功。
直到乔布斯去世 11 年后的今天，苹果公司依然坚持了这种产品分类法则。
就像作者说的：" 化繁为简，已经超越了乔布斯的个人领导力，而沉淀为苹果公司的组织能力，推动苹果公司有成果、有效率地持续产出，这正是高效能组织的典范。"
所以，如今那些聪明的人和组织都在化繁为简，利用简单分类，拨云见日，准确抓住海量信息背后的主要矛盾，将有限的资源集中起来解决真正关键的问题，这已经成为了通往成功的必经之路。
二、无处不在，又无往不利的分类思维
近几年来，随着新的营销行为、机遇和挑战的涌现，现今的市场已与十年前大不相同。
分类思维是人的本能，它被用于我们生活中的方方面面，同时也是个干成事、干大事的利器。
1. 本能智慧的大用处
从古至今，人类通过本能的分类智慧，不但规避了无数风险让自身存活下来，还能通过不断认识世界并推动科技发展。
例如，人们很早就会把植物分为有毒和无毒来规避风险，把动物分为野兽和家养来达到保护自己和填饱肚子的目的。
现在分类的维度变得越来越多。
例如，当我们看到一个人，会本能地在大脑中给这个人分类：男人还是女人，美还是丑，年轻还是年老，同事还是朋友……这些都是分类的维度，也是我们在心里给这个人迅速定位的依据。
而且，很多善用分类思维的牛人一直在改变着历史。
分类学的鼻祖亚里士多德，他运用简单的分类法去研究复杂的物种，由此产出了涉及生物、物理、哲学等多领域的庞大的学术研究成果；
李时珍采用分类思维，把《本草纲目》中的药物和药方分门别类做整理，让该书更容易检索，大大推动了当时中医药的发展；
南丁格尔用分类可视化创造了 " 南丁格尔玫瑰图 "，直观呈现了医疗卫生条件和士兵死亡率之间的联系，从而挽救了成千上万名士兵的生命……
2. 通往成功的底层思维
近几年，" 底层思维 "" 第一性原理 " 等概念火热起来，这其实折射出一个社会现实——很多人已经不再满足于学习方法和技能了，而是更想透过复杂的表象，去把握事物的本质，从而提升自我竞争力，更好地适应社会的高速发展。
除了逻辑思维外，分类思维是底层思维的重要组成部分，它可以帮我们把工作生活里的很多复杂问题变简单。
作者提到自己创业遇到瓶颈时，是分类思维使她理清了思路，找到了未来发展的方向。
罗蓓做的是教培行业，在教培行业大改革的背景下，该如何让自己的事业走出寒冬、进一步发展呢？
她先把出路分为两大类：一是在原有知识技能的基础上，做新的延展；二是踏入全新领域，重头开始。
很快，她否定了第二条路，然后在第一条路的基础上继续分为两类：一是沿用既有优势，继续做考研考博培训；二是拓展自己的能力，进入企业培训领域。
罗蓓经过分析得出，教培改革使考研考博赛道里挤满了老师，自己应该选择第二条路，在企业培训领域谋求发展。
2021 年，她创立的 " 氢原子 " 成功转型企业培训，很快就和太平人寿、蒙牛等企业建立了良好的合作关系，使公司找到了更好的出路，得到了进一步发展。
3. 在混沌中找到秩序
如今，我们很多人的工作变得越来越繁杂：诸多事项同时推进，打不完的电话、回不完的邮件，还有那些做不完的 " 待完成清单 "，真是让人有种斩不断理还乱的无力感。
建立了分类思维，就可以帮你做好时间管理，抓住主要矛盾从而提高工作效率和业绩，让你在职场上忙而不乱。
这其中比较有名的就是时间管理四象限分类法，以 " 重要程度 " 和 " 紧急程度 " 两个维度把事务分为四大类：（1）紧急又重要；（2）不紧急但重要；（3）紧急但不重要；（4）不紧急也不重要。
我们大部分人会忙着处理第一象限里既紧急又重要的事务，但过于偏重会导致疲于应付和压力过大。同时，过于偏重第三、四象限的人，则会给人不负责任的印象，甚至有被炒鱿鱼的风险。
正确的做法就是避免陷入第三、四象限的事务，以第二象限 " 不紧急但重要 " 的事务为主，并减少第一象限的事务。
例如，你要为自己的职业做规划，包括你的使命、人际关系和长期目标等等，这些都属于第二象限的事务。
有了规划，就有了明确的职业目标，再用这个目标去衡量和指导你的日常事务，就会帮你在繁杂的工作中按照重要程度找到秩序，同时向着你的目标稳步前进。
三、培养分类思维的方法和技巧
懂得了分类思维的本质和重要性后，就应该深入学习如何培养和应用分类思维。作者在书中介绍了许多方法，其中这 4 点特别实用。
1. 根据目标确定分类维度，不求大而全
在分类思维中，分类的依据叫做分类维度。比方说把人分为男人和女人，分类维度就是性别。
很多人在设定分类维度时喜欢追求大而全，但作者说：" 有效分类是为了化繁为简，求质不求量。在很多场景里，我们要学会抓重点，抓主要矛盾，抓主要分类维度 "。
如何确定主要分类维度呢？就是依据你做这件事的目标。
作者讲述了她在新东方教英语时的经历。罗蓓经常被学生问到 " 如何快速提高英语成绩 "？罗蓓每次的回答都是 " 赶快背单词 "。
但她发现，很多学生一提背单词就想到背英语词典，立志 " 一定要把这本词典背下来，就像当初俞敏洪那样 "。然而经常是背到 D 开头的单词就背不下去了，还有些人连 B 开头的单词都还没背完就放弃了。
究其原因，是分类方法搞错了。
学生们背单词的目的是为了考试得高分，而不是研究英语这门语言。基于考试的目标，就应该按照单词出现频率高低来分类。字典只是单纯按照字母顺序排列，太多低频词背了以后用不到，也就记不住了。
所以，分类方法其实没有绝对的优劣之分，主要还是取决于我们想达到的目标。
2. 用 " 便利贴 " 法进行任务管理
如今的职场上，工作沟通信息越来越繁杂，人们为此付出的时间成本也越来越多。尤其是职场新人，常常会迷失在海量的信息往来中，反倒容易忽略一些重要的业务邮件和微信。
作者在做入职培训时，总是会教授一种有效的 " 便利贴 " 法。
首先，要对通讯录中的联系人进行科学分类，把重要客户、重要领导、重要合作伙伴单独分组，这样就可以优先查看他们发过来的信息，并优先进行处理。
其次，这些重要分组人员发来的工作信息，都要放在自己的任务清单里，以免这些重要的工作被淹没在琐碎事务之中。
最后，在不同颜色的便利贴上写下不同重要等级的工作。
例如，你可以用蓝色便利贴来标示正常任务，用黄色便利贴来标示紧急任务，用红色便利贴来标示更加重要且紧急的任务。
然后把不同颜色的便利贴都贴到电脑屏幕的两侧，哪个任务完成了就把哪张便利贴取下来，否则就一直贴在那里。
这样的操作，能够简单直观地提醒你还有多少任务没有完成，并帮助你根据任务的轻重缓急及时调整自己的工作进度。
3. 用分类法管理电脑文件的技巧
对一个工作时间比较长的上班族来说，电脑里越积越多的文件着实让人头疼。有时候忙起来一时之间找不到文件路径，特别容易耽误事儿。
两个技巧，帮你在面对几万份文件的时候，也能迅速掌握分类秘诀。
① 建立文件夹的技巧
首先，文件夹不要建在系统盘上。因为系统盘的空间有限，而且一旦电脑出现异常，往往需要格式化系统盘，这样文件也存在丢失的风险。
需要注意的是，很多人为了图省事经常把文件存在桌面上，其实桌面默认存储位置就在系统盘。
其次，文件夹的深度 2-3 级为宜。如果文件夹只有 1 级，所有文件都在一个文件夹里，文件多了就不好找了。大多数情况下，2-3 级是比较适合的深度。
例如，" 公司 logo" 这个文件夹里，又会有几个 2 级文件夹，比如，矢量文件、纯图文件、反白文件等。
这样即便是刚入职的新人需要使用公司 logo 时，就算不知道什么是矢量文件，什么是反白文件，也可以根据需求快速找到文件位置。
另外，文件夹层级也不能太深，如果达到 4 级、5 级甚至更多，那么整个文件夹就会变得像迷宫一样复杂。
② 给文件命名的技巧
文件名要能够清晰地反映出文件包含的内容，否则一份一份打开文件确认就太浪费时间了。
我们要根据自己的工作性质和特点，对文件命名有个统一的规范。
作者就经常用这几个要素来命名文件：日期、内容主题、作者名字、版本号。日期和内容主题很好理解，这里主要说一下作者名字和版本号。
标注作者名字主要是因为涉及多人协作项目时，同一个文件可能很多人都在修改，这个时候就要区分作者，以免在文件传来传去的过程中出现混乱。
标注版号是为了应对一些长期重要的工作文件，这些文件往往要持续修订好几个月，甚至好几年。改来改去，有时候文件制作人都会分不清哪个才是最新版本。所以标注好版本号，就能够给我们清晰的指引了。
4. 分清主次的 TOP3 思维
在职场上，我们经常会听到有人抱怨说，每天都忙忙碌碌，可一天下来好像又没干成啥。
这就是因为缺乏分类思维，没有分清主次。
针对这种情况，作者提出了 "TOP3 思维 "，即遇到问题的时候只考虑最重要或者占资源比重最大的三件事情。
有一次作者公司开会讨论集体旅游计划，按照 "TOP3 思维 "，就应该先把旅游的时间地点、活动规模、活动主题这最重要的三个主论题定下来，再去讨论分论题，也就是那些细枝末节。
可当时的会议上，大家并没有这种分类意识，在主论题还没有达成共识时，就困在细节里争论不休。
比如旅游的时间和地点都还没确定，大家却先就谁做晚会主持人而争论不休，最后可能非但主持人没定好，反而错过了订机票酒店的最佳时机。
所以一个有效的策略会一定要区分主论题和分论题。先集中精力把主论题讨论清楚，然后再一层一层地推进。
总之，化繁为简听起来容易，做起来却非常难。
乔布斯就有一句名言：简洁比复杂更难。
你必须付出很大的努力，用足够清晰的思维，才能化繁为简。但这个投入是非常值得的，一旦你达到这样的境界，最终你就能创造奇迹。
* 文章为作者独立观点，不代表笔记侠立场。
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