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不是你不够优秀,只是你不会表达

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《更新书堂》专栏 · 第 249 篇

内容来源 | 国际文化出版公司书籍

摘自《如何清晰地表达》帕特里克 · 亨利 · 温斯顿 著

轮值主编 | 智勇责编&值班编辑 | 金木研

第 6668 篇深度好文:4011 字 | 10 分钟阅读

身在职场,最重要的能力是什么?

罗振宇曾说过:" 职场,或者说当代社会,最重要的能力就是表达能力。"

对于劳动者来说,在当代社会中最重要的资产,就是影响力。而影响力又由写作和演讲两大核心能力构成,这两大能力也是表达能力的集中体现。

麻省理工计算机科学家温斯顿在自己的新书《如何清晰地表达》中提到:" 表达沟通是人类文明进步最重要的动力。"

拥有清晰表达能力的人,不仅可以处理好生活中的各种人际关系,在职场中也更容易说服别人、获取竞争或合作机会。

一、你不是不会表达,只是表达不清晰

有想法,却无法表达。是许多职场人都会遇到的问题。

好不容易得到了梦寐以求的机会,却没能展示自己的真实水平;

精心制作了项目汇报,却因为表达不清晰,痛失客户;

忙活了一整年,到年终总结却无从下笔 .....

只会做不会说,领导无法从汇报中得到正向结果反馈,升职加薪遥遥无期。

为什么会出现表达不清晰的问题?

要解答这个问题,我们首先要了解一下表达这个概念。

人与人之间的交流是有效力,无论是语言表达还是书信传递,人与人的沟通速率都非常低下、以现代信息技术中的香农熵为衡量单位,我们日常使用的电脑,通信速度能达到千兆比特 / 秒,这一速度比人类通信速度快 1 亿倍。

所以,想要自己的表达有效的传递到听众的大脑,本来就是件低效的事情。一旦表达的人出现了 " 不知所云 "" 含糊不清 " 等表达不清晰的问题,那么,听众能从你的表达中得到的有效信息就会约等于零。

《如何清晰地表达》提出这样一个观点:当表达者向听众输出时,会在听众的脑海中激发出一帧帧画面或者一个思维范式。具体来说,就是演讲者通过与听众共同的文化传统和人生经历,在听众的头脑中激发出万千复杂的思绪。

这种基于范式的表达沟通技巧起到了压缩信息的作用,而交流双方共同的文化传统和人生经历则像一串串代码,帮助实现一个计算机数据压缩的功能。

因此,高效、清晰的表达沟通技巧,一方面可以为了突破极低的信息带宽速率限制;另一方面,是演讲者通过在听众脑海中建立情感思维范式,巧妙地唤起和支配他们的情感共鸣,抓住他们的兴趣,从而达到与其有效交流的目的。

还有很多人都会说,我平时说话挺溜的,但是一到正式场合就拉胯;一对一聊没问题,人一多就紧张了。即使在汇报之前打了无数次腹稿,一旦到了正式交锋,大脑混沌一片、表达逻辑混乱,说了上句忘下句,严重点还会忘记自己本来的目的是什么。

不会表达,什么都想说,又什么都说不出来,便是典型的不会概括。很多情况下,人们之所以担心对方无法理解,其实是因为自己没有理解重点、要点,从而没有自信,为了弥补这种缺乏自信,人们就会拼命不停地说。

还有一种情况是,概括力弱的人不会正确处理和整理信息,多是因为不了解概括的过程步骤等。

所以想要让沟通是有效的,我们就得学会先把观点清晰精准地概括出来,把话先说在点子上。

二、清晰表达第一步——拥有概括力

麻省理工计算机科学家温斯顿在自己的新书《如何清晰地表达》,中指出:" 清晰、高效的表达技巧,是指讲述者通过在听众脑海中建立情感思维范式,巧妙地唤起和支配他们的情感共鸣,抓住他们的兴趣,从而达到与其有效沟通的目的。"

想要有效表达,需要两个 " 清 " ——把事想清楚,把话说清晰。

把事想清楚,需要明确事情的目的、事情的来龙去脉,需要从庞大的信息里抽取关键信息。把话说清晰,需要展示出结论,陈述出过程,表达出观点。

想要做到两个 " 清 ",最关键的是把复杂的信息有条理、有主次地整理出来。日本作家山口拓朗在《概括力》一书中也曾提到过:" 学习表达是一个信息整理的过程。"

想要自己的表达情绪、精准,你需要把脑海中收集到的信息,按照时间线、重要性、群体等各种标准,进行统一整理,然后再尝试表达。

这个整理信息的的能力,就是我们常常提到的概括能力。概括力是指抓住关键信息,顺应场景,简洁明了,有逻辑性地进行表达的能力。无论是过去还是现在,亦或是未来,高度概括能力一直是清晰表达的隐性步骤,也是关键步骤。

全球第二大互联网公司 " 亚马逊 " 老板贝佐斯就把高度概括能力当做是亚马逊员工内训能力。在亚马逊,高管很少聚集在一起头脑风暴,贝佐斯习惯和高官们一起用 " 浓缩备忘录 " 的方式来碰撞创意火花。

写备忘录的过程,团队成员们不仅会更加仔细、谨慎的思考、求证自己的创意想法,而且通过不断更新迭代的记录,每个成员都能在记录的过程中对项目进行一次次的概括表达,有效避免了成员之间出现逻辑不一致的地方。

很多情况下,过于冗长的表达反而让人无法领会核心思想。比如,汇报工作,可能有以下两种表达:

今天我想着就前几天的活动去各个公司登门致谢,然后到 A 公司时,正好碰到了王先生,聊着聊着,就聊到了我们的新项目,然后王先生说他很有兴趣想一起参与,正好他也擅长线上推广,关于这件事,领导您怎么看呢?

跟您汇报一下关于 A 公司的王先生想参与咱们新项目帮我们推广的事情,他说他很擅长线上营销,可以通过互联网的力量扩大影响力,请问领导您有没有时间,见面一起聊一下这个事情呢?

大家都会选第二种汇报形式,究其根本原因就在于是否提前对自己需要表达的信息进行有效概括。很明显,前者概括力弱,后者概括力强。概括力强的人有一个共同点,那就是向别人传达信息时,舍弃 90% 的信息,舍弃 9 成内容,达成 10 倍效果。

做到高效概括,只需要 " 两步 "。

第一步:分门别类整理收到的信息

大脑不会整理信息,就如同一个人乱糟糟的客厅,无论需要与否都堆在那里,不知该如何下手。整理信息时,需要注意一下三点:

懂得取舍,获得有效信息;

将信息分门别类;

讲重要性等将信息排序。

第二步:明确传达的目的

很多人都有这种感觉,聊着聊着就忘记了自己本来的目的是什么,很容易被人带跑偏,被别人影响。这其实就是对 " 目的 " 的不明确。

职场需要的概括力是动态的,是灵活多变的," 抓住信息要点 " 只是其中一部分,想要朝着 " 终点 " 前进就得考虑:为了达到目的,什么时候说最好?(怎么说?)如何表达才好?(如何说?)有利的展示是什么(怎么做?)

职场上需要的概括是双向的,我们随时都要考虑对方的需求和兴趣。在满足对方需求后,我们要根据自己被允许的时间调整概括的信息量。如果时间很短,就采用 " 事件 + 结论优先 " 法:

事件(现在要讲的事情的全貌)

结论(想要传达的事情的核心)

理由(为何得出此结论)

详细(如何具体实施)

为了达到目的,这样反复的思考就能够查缺补漏,并迅速整理好有效信息,进而付出行动。

三、清晰表达的 5 条建议

《如何清晰地表达》作者温斯顿认为:表达能力的好坏是知识、训练、天赋三者的合一。即使表达天赋不突出,但通过在知识上的充分弥补,再加上反复的训练,一个人也是能具有优秀的表达能力的。

让对方心甘情愿,舒服的愿意跟你达成一致,学习一些清晰表达技巧是必不可少的。

1. 沟通宜开门见山

《如何清晰地表达》作者、麻省理工学院的计算机科学家温斯顿说过这样一个案例:

很多大学在招聘新教员时,HR 都会有共同默认一个隐性的面试规定。即着重考验应试人 " 开门见山 " 能力。应聘人陈述发言的时间最多不能超过 5 分钟,保证自己清晰阐明自己的职业规划,且前期已经为此付诸相关行动。

开门见山原则不仅适用于求职面试的陈述,同样也适用于表达自己想法的各种口头发言。设想你只有不过几分钟时间来说服别人听你讲话,如果你一上来没有阐明你本人或者你的组织的愿景目标,以及你们前期采取的相关行动,那么对方很大可能便是兴致缺缺,甚至会开小差。

2. 明确传达对象

明确传达对象,至关重要。根据听众的属性和倾向,有针对性地调整演讲的内容、说话的方式、语言的选择等,以便更好地传达信息。

因为如果无视听众的属性和倾向,就很可能会造成对方对你传达的信息完全无法理解或毫无兴趣。通过明确听者的身份,表达者可以概括出有感染力、冲击力的语言。

3. 明确对方的需求

不管对方是上司,还是客户,我们都要勇敢地与其交谈,哪怕是闲聊。

不过即使是闲聊,也要满足对方的兴趣。向对方传达信息的优先顺序依次为一下三点:满足对方需求的信息;让对方开心的细腻;自己想传达的信息。

4. 分类型阐述

把需要表达的主体部分内容安排在愿景目标、实施步骤和近期进展的介绍之后,成果展示之前。最好将主体部分划分成几个模块,进行分类阐述。

5. 切勿向评审者展示半成品

时间就等于职场人的金钱,时间就是职场人的良机。作为表达者有责任减少听众的时间浪费。所以,表达者在项目汇报时,必须保证汇报内容的完整性,避免低级错误的出现分散了听众的注意力。

此外,在表达交流的过程中,我们还需要留意一些特殊情况。比如,在表达过程中,有时会遇到一些带有 " 敌意 " 的反馈,面对不怀好意的 " 提问 " 应该怎么回应呢?

针对这些情况,温斯顿在《如何清晰地表达》有给到了一些可操作的建议:

致谢策略——感谢你的反问,我觉得很令人值得反思;

请求尊重策略——如果问题过于不怀好意,不如直接说:" 出于尊重,我认为你的提问有点跑题。"

" 恕我不敬 " 策略——我不知道你是在提问还是在侮辱我,但不管是哪种情况,我们都要文明一点,可以私下讨论。

学会清晰表达之道,足以帮助我们应付每一个人际关系发生的瞬间,无论是在电梯间里的一小段对话还是在会议上的一个发言。

开口说话都会,精准表达却是一生的修炼。能否精准表达,则必然拉开人与人的做事效率和事业上限的差距。

学会沟通技巧,并将之加以调整,从而形成适合自己的风格,相信你会通过高效的沟通力取得辉煌的成就。

* 文章为作者独立观点,不代表笔记侠立场。

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标签: 开门见山 分门别类 达到目的

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