不是你不够优秀，只是你不会表达
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《更新书堂》专栏 · 第 249 篇
内容来源 | 国际文化出版公司书籍
摘自《如何清晰地表达》帕特里克 · 亨利 · 温斯顿 著
轮值主编 | 智勇责编&值班编辑 | 金木研
第 6668 篇深度好文：4011 字 | 10 分钟阅读
身在职场，最重要的能力是什么？
罗振宇曾说过：" 职场，或者说当代社会，最重要的能力就是表达能力。"
对于劳动者来说，在当代社会中最重要的资产，就是影响力。而影响力又由写作和演讲两大核心能力构成，这两大能力也是表达能力的集中体现。
麻省理工计算机科学家温斯顿在自己的新书《如何清晰地表达》中提到：" 表达沟通是人类文明进步最重要的动力。"
拥有清晰表达能力的人，不仅可以处理好生活中的各种人际关系，在职场中也更容易说服别人、获取竞争或合作机会。
一、你不是不会表达，只是表达不清晰
有想法，却无法表达。是许多职场人都会遇到的问题。
好不容易得到了梦寐以求的机会，却没能展示自己的真实水平；
精心制作了项目汇报，却因为表达不清晰，痛失客户；
忙活了一整年，到年终总结却无从下笔 .....
只会做不会说，领导无法从汇报中得到正向结果反馈，升职加薪遥遥无期。
为什么会出现表达不清晰的问题？
要解答这个问题，我们首先要了解一下表达这个概念。
人与人之间的交流是有效力，无论是语言表达还是书信传递，人与人的沟通速率都非常低下、以现代信息技术中的香农熵为衡量单位，我们日常使用的电脑，通信速度能达到千兆比特 / 秒，这一速度比人类通信速度快 1 亿倍。
所以，想要自己的表达有效的传递到听众的大脑，本来就是件低效的事情。一旦表达的人出现了 " 不知所云 "" 含糊不清 " 等表达不清晰的问题，那么，听众能从你的表达中得到的有效信息就会约等于零。
《如何清晰地表达》提出这样一个观点：当表达者向听众输出时，会在听众的脑海中激发出一帧帧画面或者一个思维范式。具体来说，就是演讲者通过与听众共同的文化传统和人生经历，在听众的头脑中激发出万千复杂的思绪。
这种基于范式的表达沟通技巧起到了压缩信息的作用，而交流双方共同的文化传统和人生经历则像一串串代码，帮助实现一个计算机数据压缩的功能。
因此，高效、清晰的表达沟通技巧，一方面可以为了突破极低的信息带宽速率限制；另一方面，是演讲者通过在听众脑海中建立情感思维范式，巧妙地唤起和支配他们的情感共鸣，抓住他们的兴趣，从而达到与其有效交流的目的。
还有很多人都会说，我平时说话挺溜的，但是一到正式场合就拉胯；一对一聊没问题，人一多就紧张了。即使在汇报之前打了无数次腹稿，一旦到了正式交锋，大脑混沌一片、表达逻辑混乱，说了上句忘下句，严重点还会忘记自己本来的目的是什么。
不会表达，什么都想说，又什么都说不出来，便是典型的不会概括。很多情况下，人们之所以担心对方无法理解，其实是因为自己没有理解重点、要点，从而没有自信，为了弥补这种缺乏自信，人们就会拼命不停地说。
还有一种情况是，概括力弱的人不会正确处理和整理信息，多是因为不了解概括的过程步骤等。
所以想要让沟通是有效的，我们就得学会先把观点清晰精准地概括出来，把话先说在点子上。
二、清晰表达第一步——拥有概括力
麻省理工计算机科学家温斯顿在自己的新书《如何清晰地表达》，中指出：" 清晰、高效的表达技巧，是指讲述者通过在听众脑海中建立情感思维范式，巧妙地唤起和支配他们的情感共鸣，抓住他们的兴趣，从而达到与其有效沟通的目的。"
想要有效表达，需要两个 " 清 " ——把事想清楚，把话说清晰。
把事想清楚，需要明确事情的目的、事情的来龙去脉，需要从庞大的信息里抽取关键信息。把话说清晰，需要展示出结论，陈述出过程，表达出观点。
想要做到两个 " 清 "，最关键的是把复杂的信息有条理、有主次地整理出来。日本作家山口拓朗在《概括力》一书中也曾提到过：" 学习表达是一个信息整理的过程。"
想要自己的表达情绪、精准，你需要把脑海中收集到的信息，按照时间线、重要性、群体等各种标准，进行统一整理，然后再尝试表达。
这个整理信息的的能力，就是我们常常提到的概括能力。概括力是指抓住关键信息，顺应场景，简洁明了，有逻辑性地进行表达的能力。无论是过去还是现在，亦或是未来，高度概括能力一直是清晰表达的隐性步骤，也是关键步骤。
全球第二大互联网公司 " 亚马逊 " 老板贝佐斯就把高度概括能力当做是亚马逊员工内训能力。在亚马逊，高管很少聚集在一起头脑风暴，贝佐斯习惯和高官们一起用 " 浓缩备忘录 " 的方式来碰撞创意火花。
写备忘录的过程，团队成员们不仅会更加仔细、谨慎的思考、求证自己的创意想法，而且通过不断更新迭代的记录，每个成员都能在记录的过程中对项目进行一次次的概括表达，有效避免了成员之间出现逻辑不一致的地方。
很多情况下，过于冗长的表达反而让人无法领会核心思想。比如，汇报工作，可能有以下两种表达：
今天我想着就前几天的活动去各个公司登门致谢，然后到 A 公司时，正好碰到了王先生，聊着聊着，就聊到了我们的新项目，然后王先生说他很有兴趣想一起参与，正好他也擅长线上推广，关于这件事，领导您怎么看呢？
跟您汇报一下关于 A 公司的王先生想参与咱们新项目帮我们推广的事情，他说他很擅长线上营销，可以通过互联网的力量扩大影响力，请问领导您有没有时间，见面一起聊一下这个事情呢？
大家都会选第二种汇报形式，究其根本原因就在于是否提前对自己需要表达的信息进行有效概括。很明显，前者概括力弱，后者概括力强。概括力强的人有一个共同点，那就是向别人传达信息时，舍弃 90% 的信息，舍弃 9 成内容，达成 10 倍效果。
做到高效概括，只需要 " 两步 "。
第一步：分门别类整理收到的信息
大脑不会整理信息，就如同一个人乱糟糟的客厅，无论需要与否都堆在那里，不知该如何下手。整理信息时，需要注意一下三点：
懂得取舍，获得有效信息；
将信息分门别类；
讲重要性等将信息排序。
第二步：明确传达的目的
很多人都有这种感觉，聊着聊着就忘记了自己本来的目的是什么，很容易被人带跑偏，被别人影响。这其实就是对 " 目的 " 的不明确。
职场需要的概括力是动态的，是灵活多变的，" 抓住信息要点 " 只是其中一部分，想要朝着 " 终点 " 前进就得考虑：为了达到目的，什么时候说最好？（怎么说？）如何表达才好？（如何说？）有利的展示是什么（怎么做？）
职场上需要的概括是双向的，我们随时都要考虑对方的需求和兴趣。在满足对方需求后，我们要根据自己被允许的时间调整概括的信息量。如果时间很短，就采用 " 事件 + 结论优先 " 法：
事件（现在要讲的事情的全貌）
结论（想要传达的事情的核心）
理由（为何得出此结论）
详细（如何具体实施）
为了达到目的，这样反复的思考就能够查缺补漏，并迅速整理好有效信息，进而付出行动。
三、清晰表达的 5 条建议
《如何清晰地表达》作者温斯顿认为：表达能力的好坏是知识、训练、天赋三者的合一。即使表达天赋不突出，但通过在知识上的充分弥补，再加上反复的训练，一个人也是能具有优秀的表达能力的。
让对方心甘情愿，舒服的愿意跟你达成一致，学习一些清晰表达技巧是必不可少的。
1. 沟通宜开门见山
《如何清晰地表达》作者、麻省理工学院的计算机科学家温斯顿说过这样一个案例：
很多大学在招聘新教员时，HR 都会有共同默认一个隐性的面试规定。即着重考验应试人 " 开门见山 " 能力。应聘人陈述发言的时间最多不能超过 5 分钟，保证自己清晰阐明自己的职业规划，且前期已经为此付诸相关行动。
开门见山原则不仅适用于求职面试的陈述，同样也适用于表达自己想法的各种口头发言。设想你只有不过几分钟时间来说服别人听你讲话，如果你一上来没有阐明你本人或者你的组织的愿景目标，以及你们前期采取的相关行动，那么对方很大可能便是兴致缺缺，甚至会开小差。
2. 明确传达对象
明确传达对象，至关重要。根据听众的属性和倾向，有针对性地调整演讲的内容、说话的方式、语言的选择等，以便更好地传达信息。
因为如果无视听众的属性和倾向，就很可能会造成对方对你传达的信息完全无法理解或毫无兴趣。通过明确听者的身份，表达者可以概括出有感染力、冲击力的语言。
3. 明确对方的需求
不管对方是上司，还是客户，我们都要勇敢地与其交谈，哪怕是闲聊。
不过即使是闲聊，也要满足对方的兴趣。向对方传达信息的优先顺序依次为一下三点：满足对方需求的信息；让对方开心的细腻；自己想传达的信息。
4. 分类型阐述
把需要表达的主体部分内容安排在愿景目标、实施步骤和近期进展的介绍之后，成果展示之前。最好将主体部分划分成几个模块，进行分类阐述。
5. 切勿向评审者展示半成品
时间就等于职场人的金钱，时间就是职场人的良机。作为表达者有责任减少听众的时间浪费。所以，表达者在项目汇报时，必须保证汇报内容的完整性，避免低级错误的出现分散了听众的注意力。
此外，在表达交流的过程中，我们还需要留意一些特殊情况。比如，在表达过程中，有时会遇到一些带有 " 敌意 " 的反馈，面对不怀好意的 " 提问 " 应该怎么回应呢？
针对这些情况，温斯顿在《如何清晰地表达》有给到了一些可操作的建议：
致谢策略——感谢你的反问，我觉得很令人值得反思；
请求尊重策略——如果问题过于不怀好意，不如直接说：" 出于尊重，我认为你的提问有点跑题。"
" 恕我不敬 " 策略——我不知道你是在提问还是在侮辱我，但不管是哪种情况，我们都要文明一点，可以私下讨论。
学会清晰表达之道，足以帮助我们应付每一个人际关系发生的瞬间，无论是在电梯间里的一小段对话还是在会议上的一个发言。
开口说话都会，精准表达却是一生的修炼。能否精准表达，则必然拉开人与人的做事效率和事业上限的差距。
学会沟通技巧，并将之加以调整，从而形成适合自己的风格，相信你会通过高效的沟通力取得辉煌的成就。
* 文章为作者独立观点，不代表笔记侠立场。
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