百事通！做办公室主任 10 年，体悟到体制内这项能力最为关键
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文 / 文馨
总体来说，适应和胜任体制内工作，基本需要具备以下三项能力：
第一，人际功：善于沟通、商量办事的协作共事能力。
第二，自身功：准确简洁、逻辑清晰的口头和书面表达能力；
第三，执行功：严谨细致、干净利落的办事能力；
无论是在体制内还是体制外，都需要做人与做事，其中，做人最为重要，而在体制内，人际能力放在第一位尤为关键，也就是说即便你自身功不那么过硬，你也可以照样顺风顺水。
1、学会向上管理，如何与上司、领导相处
不得不说，你的上司决定着你的前途命运，也直接影响你每日的工作状态、工作心情。所以，你尤其需要真正认识和了解你的上司，包括上司的处事风格、工作习惯、特长爱好等等。
认识上司，是为了让你自己更好地匹配你的上司，比如怎样汇报，上司更容易接受，比如如何规避低级错误，避免说错话做错事，比如如何与上司进行优势互补。
举个例子，我之前的上司善于表达，口才也是很好，但他做 PPT，写文档非常差，所以这部分工作基本上都是我来做，这样我就与上司形成了优势互补，成为上司眼中不可替代的人才，自然会得到器重。以至于后来上司高升调离部门，也是第一时间来推荐我来顶替她的位置。
2、学会倾听和适应上司，但也要与上司保持适当的距离。
学会倾听，也就是说领导讲话时，你千万别抢风头，一切功劳要首先归功于领导的帮助与指导，如果领导再专门指出你的某个功劳，自然也是对你的极大认可。
领导，切不可与领导交朋友。
在职场上，包括与同事之间，也会有特别真的友情，更多时候，不要与领导称兄道弟，或者想着成为啥好姐妹，很难很难的，职场很现实，基本上也都掺杂了利益的，并非那么纯粹。
所以，人与人交往、沟通时，距离是一定要有的，切不可忘乎所以，但也要有自己的原则与底线。什么该听，什么该说，一定要管住嘴。
3、与同事、部门之间沟通，一定要多留点证据，不确定的事，要以文本形式最终确定。
同事之间协作，部门之间协作，有一些工作接线模糊，或者沟通地模棱两可，这时候，一定要以文本的形式，进行最终签字确认，或者以公司邮件的方式，发送确认，必要时一定要抄送给部门的领导们，争取最大范围内大家都能明白这项工作的处理意见，以及推进程度，避免同事之间、部门之间，因为延误导致的风险。
也是给自己最大化留下了证据，也是为了自保的。
再就是，沟通中，多一些真诚与理解吧。日久见人心，公司个人口碑也是非常重要的。
4、同事间要互相补台。
这需要有一个良好的心态，乐见他人成功，乐见他人把事情做好，分工以内做到位，分工以外不插手，别人的事情多补台。
帮别人补台，即便你这次当了一个无名英雄，你无愧于自己的内心，但请相信，时间长了，终究会让人看到你的为人，最终结果是大家都愿意为你补台。
再能干、再聪明的人总有疏漏的时候，做好工作总是离不开别人帮助，离不开别人补台。
所谓表达能力，就是要善于用最简洁的语言，把复杂的事情讲清楚，把构成事情的各个要素以语言通俗、条理清楚、重点突出、简单明了的方式表达出来。
比如，向上级汇报时，自己首先要演练一遍，看着时间，5 分钟之内先叙述什么，再叙述什么，能不能把这个问题讲清楚。
尤其是随着资历加深、职务提高，需要汇报的事越来越多，很多场合往往需要汇报人在几分钟内把一件事汇报完。这就需要你自身要具备准确简洁、逻辑清晰的口头表达能力。
另外，在呈现出来的文稿时，一个基本的要领是，我们一定不要 " 写 " 文章，而是要想象成自己是在当面跟人说。把当面说的语言组织成书面的文字，这样讲清楚也就写清楚了。
因此，写文稿首先要会讲文稿。
当然，写文稿之前，还要把情况吃透，搞清楚。
总之，提高表达能力需要做到：搞清楚，想清楚，讲清楚和写清楚。做到这几点，除了逻辑思维、写作能力，还取决于工作基础，取决于你对情况的掌握和工作的细致程度。
1、文字表达能力。
还有个政策素养和语法修辞基本训练问题，尤其是体制内非常核心重要的正式文件，还有那些会成为新闻媒体转载的关键话语，都需要经得起时间的推敲，比如大政策是吻合的，也符合当地和部门的具体情况，经得住考验。
像那些逻辑不通，辞不达意，乃至标点符号错误，都是不容许的。
2、个人品质也要过关，守纪律、守规则等等，同时要不断去学习。
要沉下心来，钻研业务，比如体制内需要哪些理论政策研究、政策文件学习等等，比如体制外，你立足企业的核心技能是什么，本职专业有哪些，在这个圈子里有哪些优秀的，需要你深入学习的。
我曾经问过一个业内资深人士，他曾指出有三点，值得我们学习：
第一，要把业务书籍当经常看。比如放在床头，没事多翻翻，带着问题看。
第二，要走心、用心，要研究性地做工作。每当你接到一项任务时，要把任务当作问题来研究，在此过程中，你会了解熟悉情况，掌握和改进工作方法。
这也是主动学习的一项技能。
第三，要眼中有活。做人、做事都要走心、用心，能主动找问题，并且发现问题，尤其对于一些有规律性的问题，更要善于总结。当你爱思考、勤思考时，本身也是一种很大的进步。
还是那句话，学习是伴随终生的，也从来都需要是主动的。
甚至，当你具有非常好的换位思考能力时，你离晋升就不远了。
第四，多读书，读好书。一年要读几本理论专著，也要多读读经典，古人留下来的智慧都是非常高深的，只要你能坚持下来，相信你的理论水平和思维能力就会不断提高。
在前文中已经提到，做人与做事的能力。此处做事能力，即办事爽快利落，要做到严谨细致，干净利落，关键是养成良好的工作习惯，即谋划在前、请示在先，记录在案、办细办实，报告及时、事后总结。
在做事之前，谋划很关键。" 怎么做，怎么开展 " 的前提是你是否真正领会了领导的意图。在这里，特别说明两个环节：
1、第一，接受任务环节
当你接到了一个任务，一定要立即做确认，尤其是当面确认清楚，目的是准确领会上司的任务、意图和目的。如若不清楚，千万不要打肿脸充胖子，否则事倍功半，甚至南辕北辙，误时误事。
有一个简单方式，就是简要复述。你按照自己的理解，对上级简要复述一遍，交代的是不是这么一个任务，我这么理解对不对，请上级确认，这样就可以确保起步正确。
第二是执行任务环节。遇到重要事件或新的情况时，一定不要轻易自作主张，而要在办妥事情的同时及请示报告。
请示时注意两点：一是请示的时候要提自己的建议，你准备或你建议这事该怎么办，哪怕是 A、B、C 等 3 个不成熟的方案，也要带着答案去请示领导，切忌把问题甩给上级。
2、第二，要把握好轻重
在执行过程中只有确实重要、需要请示的事才请示，而不是有事没事、大事小事都去请示。好比你受命去攻一个山头，你不能已经攻到半山腰，又跑回来问这样攻对不对。
3、谋划、明确很关键
在做事之前一定要对每个细节、每个环节，团队中每个人负责什么事，或者多个部门开展的，部门间协调事项说清楚，有一个详细的总规划方案，有每一项的细节，然后工作才能保证有条不紊地去开展。
4、一切记录在案
接到每一个指示、电话，向别人转达每一个指示和意见，任务执行过程中发生的每一个变化，都要记录在案。记录既是为了备查，也是便于日后总结。
尤其是多部门、多成员之间的，一定不要怕麻烦，多写个邮件，或者工作群中及时总结、公示，这一点非常关键。
5、办细且办实
这一步就要求你在做事的过程中，一定要拿出鸡蛋里挑骨头的精神，一定要注重细节，注重环节，工作到位。
及时发现问题，及时处理问题，想清楚，想周全。这本身也是一个工作能力积累、锻炼的过程。第一次犯的错误，一定要及时翻盘，第二次就不会犯同样的错误。
做得做了，自然经验、能力也就跟上来了。另外，在做每一个任务时，做每一个环节时，一定要分解到具体责任人，做到事事有人负责，事事有人检查。
不管是体制内，还是体制外，权责分明、赏罚分明都是为了最大化体现公开、公平、公正这一原则，才能更多的赢得民心。
如果这个环节只有你负责，你更要想到这个环节的方方面面，办细办实。
6、报告要及时
在职场中，不要总想着让领导来催促你某某事情办到什么地步了，而是自己要主动去汇报，即使去汇报。
及时汇报，避免走弯路，领导肯定了，自然你也防线了。同样，如果有什么问题，领导也会及时指出来，你赶紧去调整，也少走弯路。最终目的，都是为了高效率、高质量地完成任务。
在汇报事情时，千万不要越级，也不要越权，这是职场大忌。
比如，一些紧急、突发情况，即便需要越级报告，你也要把具体情况，第一时间汇报给你的上司，最终由他来决定下一步怎么操作。
7、多复盘，多总结
复盘、总结是非常好的学些习惯，也是你要进一步改进的操练场。加强经验积累，一次比一次做得更好，避免同类问题重复发生，使自身工作更加规范，不断创新，这也是每一个职场人必备的技能。
最后，我还想再说几话，在体制内，情绪控制也相当重要，要躺平就踏实躺平，要进取就夹起尾巴埋头苦干。喜怒不形于色，沉稳大气尤其是体制内必备的素质。
在体制内，政治敏感度和鉴别力，是必备的，谨言慎行是必修课。
同时，也要抓住每一个能提升自己或者展示自己能力的小机会，小机会积攒多了就会迎来大机遇。别指望从天而降的大机遇，职场不是玄幻小说，机会从来都是自己主动争取的，机会也会伴随着风险。
体制内，不要清不清，浊不浊，丢了好的优点，坏的又不会，意思你也懂得的，还是那句话，无论干什么都需要你有更多包容与理解，别让自己越活越狭隘。
最后的最后，一定要找准定位噢，非常关键。在哪个位置就做哪个位置的事，是体制内重要守则，并且，你要有好的工作态度，谨记于心。
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